Je reçois un auteur dans mon établissement : que dois-je faire ?

Dans le cadre du Prix Passerelle(s), vous allez recevoir un auteur dans votre établissement : voici quelques conseils pour vous aider à l’accueillir dans les meilleures conditions.

1. Gestion comptable

1.1. Convention avec l’association

Vous accueillez l’auteur dans vos murs, vous êtes donc établissement support de la rencontre. En cette qualité, vous recevrez par courrier électronique, quelques semaines avant la rencontre, une convention rédigée par l’association Prix Passerelle(s) qui organise le Prix. Cette dernière devra être présentée en deux exemplaires originaux au Conseil d’Administration pour validation : les deux exemplaires, signés par le chef d’établissement, sont à renvoyer à la trésorière du Prix Passerelle(s). Celui-ci renverra un exemplaire à l’établissement.

1.2.Convention avec un établissement partenaire

En tant qu’établissement support, si vous accueillez une classe d’un établissement partenaire, il est de votre responsabilité d’établir une convention entre les deux établissements. Un modèle de convention vous sera envoyé par la coordonnatrice de la rencontre. Cette convention inter-établissements vous permettra de partager éventuellement les frais inhérents à la rencontre.

2. Accueil de l’auteur

Pour chaque auteur reçu, une professeure documentaliste de l’équipe du Prix Passerelle(s) coordonne son séjour dans la région. Cette collègue est votre interlocutrice privilégiée. Elle prend contact avec vous pour organiser les modalités de la rencontre : les déplacementsde l’hôtel à l’établissement et inversement ainsi qu’entre les établissements sont à la charge des établissements qui accueillent l’auteur ; il est d’usage que l’établissement concerné offre également le repas du midi au restaurant scolaire. Si tel n’est pas le cas, une facture doit être fournie à l’association du Prix Passerelle(s). La coordonnatrice vous informera si nécessaire du régime alimentaire particulier de l’auteur, merci d’en tenir compte.

Il nous semble utile de vous rappeler que, dans certains cas, l’auteur arrive le matin même de sa région d’origine et qu’il peut être bienvenu de prévoir une collation.

Pour les repas du soir, nous avons pour habitude de proposer à l’auteur de se joindre à l’équipe du Prix Passerelle(s) ainsi qu’aux collègues qui le reçoivent dans leurs établissements dans un restaurant. La participation de chacun est vivement souhaitée afin de rendre ce moment convivial !